Administrative Coordinator (m/w/d) · Pharma/ Biotech

Abteilung

München

Der Administrative Coordinator unterstützt die organisatorischen, administrativen und operativen Abläufe innerhalb des Unternehmens. Die Position stellt sicher, dass interne Prozesse effizient umgesetzt werden, administrative Aufgaben professionell abgewickelt werden und Fachbereiche, insbesondere Vertrieb, Marketing, Medical Affairs und Market Access, optimal unterstützt werden. Der Stelleninhaber fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern und trägt zur Einhaltung regulatorischer sowie unternehmensinterner Vorgaben bei.

Hauptaufgaben

Administrative Unterstützung

• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollführung
• Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Präsentationen, Verträgen und sonstigen Geschäftsdokumenten
• Verwaltung von Korrespondenz und zentralen Postfächern
• Pflege elektronischer Ablagesysteme und Dokumentenmanagementsysteme

Unterstützung der Geschäftsbereiche

• Administrative Unterstützung von Vertriebs-, Marketing- und Medical-Teams
• Koordination bereichsübergreifender Projekte und Initiativen
• Erstellung und Pflege von Berichten, Dashboards und Statusübersichten
• Unterstützung bei der Budgetplanung sowie Nachverfolgung von Ausgaben

Veranstaltungs- und Reisemanagement

• Planung und Organisation von internen Meetings, Workshops und Außendiensttagungen
• Koordination von Kongressen, Fortbildungsveranstaltungen und Kundenmeetings
• Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
• Verwaltung von Teilnehmerlisten und Veranstaltungsunterlagen

Lieferanten- und Vertragsmanagement

• Unterstützung bei der Auswahl und Betreuung externer Dienstleister
• Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen
• Nachverfolgung von Verträgen und Vertragslaufzeiten
• Pflege relevanter Datenbanken und Stammdaten

Compliance und Qualitätsmanagement

• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie regulatorischer Anforderungen der Pharmaindustrie
• Unterstützung bei Audits und Compliance-Prüfungen
• Verwaltung und Dokumentation verpflichtender Trainings
• Unterstützung bei der Umsetzung von SOPs (Standard Operating Procedures)

Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Berufserfahrung

• Mindestens 2-5 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion
• Erfahrung in der Pharma-, Biotechnologie-, Medizintechnik- oder Healthcare-Branche von Vorteil

Fachliche Kompetenzen

• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word)
• Erfahrung mit ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagementsystemen
• Grundkenntnisse pharmazeutischer Compliance-Anforderungen wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Budget- und Kostenverfolgung

Sprachkenntnisse

• Verhandlungssicheres Deutsch
• Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift