Business Support Specialist (m/w/d) · bei internationalem Biotech

Business Support Specialist (m/w/d) bei internationaler Biotech in München

Standort München/remote | Vollzeit

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und arbeiten gerne an der Schnittstelle von Vertrieb, Marketing und Management? Dann bieten wir Ihnen eine spannende Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und aktiv zum Geschäfterfolg beizutragen.

Für unseren Kunden - ein international tätiges Biotechnologie-Unternehmen - suchen wir einen Business Support Specialist (m/w/d), der unsere kommerziellen Teams und die Geschäftsführung professionell unterstützt und zentrale Prozesse effizient steuert.

Unterstützung der Commercial Teams & Systeme

• Administrative Betreuung von Verträgen und Veranstaltungen unter Einhaltung aller Compliance- und Dokumentationsanforderungen.
• Funktion als zentrale Ansprechperson für interne Systeme sowie Unterstützung der Mitarbeitenden bei deren Anwendung.
• Begleitung neuer Kolleginnen und Kollegen während des Onboardings und Unterstützung bei der Einarbeitung in relevante Prozesse und Tools.
• Unterstützung der Fachbereiche im Freigabeprozess von Werbe- und Informationsmaterialien.
• Mitarbeit bei der Einführung neuer IT-Systeme sowie Übernahme der Rolle als Key User für ausgewählte Anwendungen.
• Unterstützung bei Bestellanforderungen, Lieferantenregistrierungen und weiteren administrativen Prozessen.
• Förderung einer positiven Teamkultur durch die Mitgestaltung und Organisation von Team-Events, Diversity-, Community- und Unternehmensinitiativen.
• Wahrnehmung der Aufgaben als Sicherheitsbeauftragte/r und Brandschutzhelfer/in gemäß den geltenden Vorschriften.

Projekt-, Budget- und Rechnungsmanagement

• Koordination und Nachverfolgung organisatorischer und kommerzieller Projekte.
• Steuerung von Angebotsanfragen, Briefings und der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
• Überwachung von Budgets sowie Sicherstellung einer transparenten und revisionssicheren Dokumentation.
• Unterstützung bei Budgetplanungen und regelmäßigen Budget-Reviews mit den Vertriebs- und Marketingteams.
• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Rechnungen im Rahmen definierter Freigabeprozesse.
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Verwaltung von Verträgen, Bestellungen und projektbezogenen Unterlagen.
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Reiseplanung und Reisekostenabrechnung für die Geschäftsführung.
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft durch professionelles Kalender-, Termin- und Zeitmanagement.
• Planung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Meetings.
• Koordination von Teamveranstaltungen, Workshops und Führungskräftemeetings.
• Vorbereitung von Besprechungsunterlagen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
• Verantwortungsbewusster Umgang mit vertraulichen Informationen unter Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben.
• Koordination von Verträgen und Bestellanforderungen in enger Zusammenarbeit mit den Bereichen Finance und Legal.
• Unterstützung bei der Sicherstellung regelkonformer Freigabe-, Vertrags- und Zahlungsprozesse.
• Übernahme von Vertretungsaufgaben innerhalb des Business-Support-Teams bei Bedarf.

Die Stelle ist zunächst auf 18 Monate befristet.